プロジェクトを円滑に回す「 すごい掲示板 」 – co-meeting

co-meetingはプロジェクトを円滑に回す「すごい掲示板」。トピックやテーマごとに集約された非対面の議論をテキストのみで実現することで、場所や状況を問わずにディスカッションが可能な環境を提供します。仕様把握や進捗報告といったマネージャーへのQ&A、先輩への技術的な相談など、十分な時間を割けずにプロジェクトのボトルネックになりがちなコミュニケーションの機会そのものを増やします。

先日(2013年12月11日)に開催されたTechWave運営のイベント「アプリHackersラウンジ」の開催に合わせて公開したキャッチ「すごい掲示板」。

イベント前にTechWaveにて記事にしていただいた他、当日プレゼンテーションも行いました(スライド)。今回は、このプレゼンで利用したスライドを元に、「すごい掲示版」をご紹介します。

課題、仕様、実装方法、etc… 議論、足りていますか?

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プロジェクトはもちろん、仕事は議論によって進んでいきます。プロジェクトマネージャーに仕様に関する相談ができなければコードを書けず、先輩に技術的な質問ができなければ前に進まず、レビューが足らなければ品質が下がります。

そのため、プロジェクトマネージャーはプロジェクト時に必要な会議対や利用するコミュニケーションツールや手段を検討し、プロジェクトが円滑に進むように努めるわけです。では、コミュニケーションは足りていますか? ボトルネックになってはいませんか?

1日は24時間しかない

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ビジネスコミュニケーション白書2013によると、ビジネスコミュニケーションを進める上の課題の上位2つは「業務多忙」と「対面コミュニケーションの不足」とのこと。様々なITツールやサービスが利用されるようになった現在でも、コミュニケーションの基本は対面ですが「業務多忙」によって十分なコミュニケーションを取れない。多くの企業の抱えている課題だと思います。

今後、プロジェクトチームの組み方、企業や個人のワークスタイルの変化、そしてグローバル化。そうした要因から、「対面コミュニケーションが困難なケース」が増えて行きますし、既にそれが当たり前に仕事をされている方々も多いと思います。業務多忙で対面コミュニケーションが難しいのであれば、何か別の手段を検討してもよいのではないでしょうか。

だからこそ、co-meeting

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すごい掲示板「co-meeting」。いったい何がすごいのか

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co-meetingの何がすごいのか、それはテキストのみを利用して、音声会話並の激しい議論をストレスなくできることです。現状のメールやソーシャルメディア、チャットツールなども利便性は高く有用ですが、会議/Web会議といった音声会話の代わりにはなりません。co-meetingはそこに踏み込むことで、議論ができる空間を増やそうとしているわけです。

なぜ、議論がストレスなくできるのか

では、なぜ議論がストレスなくできるのか。その理由は下記の3点です。

  1. 会話と同じように、一文字ずつ伝わる
  2. ツリー型で議論ができること
  3. トピック(テーマ)ごとに議論が集約されること

①会話と同じように、一文字ずつ伝わる

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音声会話の場合、自分が口にしたことは即座に相手に伝わります。ですが、メールやチャットをはじめとする従来のツールはEnterキーもしくは送信ボタンを押すまでは相手に伝わることはないため、会話にタイムラグが発生します。それに対して、co-meetingの場合は入力した文字が一文字ずつ相手に伝わるため、音声会話と同じようなスピード感で会話をすることが可能です。

②ツリー型:別の議論を並行してでき、後からも読みやすい

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co-meetingはツリー構造で議論が可能なツールです。議論は自然と派生、分岐していくため、一定量以上の議論を行う場合は議論もしやすく、誤解も生まれにくくなります。また、文脈が維持された状態で保存されるため、後からも参照しやすい情報になるわけです。

③トピックベースに議論が集約され、議論を整理しやすい

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co-meetingは掲示板であり、かならず「タイトル」をつけた上で議論を行います。そのため、プロジェクト管理をする上での「タスク」や「チケット」「ストーリー」等に紐付けた議論がしやすく、情報も集約されるため管理もしやすくなります。

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その反面、「ログイン→グループへ移動→トピックを選択→入力」となるco-meetingは、「ログイン→グループチャット(or 個人)を選択→書き込み」となるチャットツールと比較すると、入力までの時間がかかります。ですので、連絡手段や即時性を求める情報共有にはチャットツール等の方が向いています。そのため、「ChatWork」や「HipChat」のようなチャットツールと連携を行うことで、その機能を補完しています。即時性が高いフロー情報はチャットツール、まとまった議論や情報などのストック寄りの情報はco-meetingと分けて利用するのもおススメです。

デモ動画(数秒)

ということから、co-meetingは「議論(ディスカッション)」の快適さに特化したツールだと言うことが分かると思います。数秒のデモ動画を用意していますので、触りだけのぞいてみて下さい。一文字ずつ伝わるイメージやツリー構造のコメントのイメージがわかると思います。

co-meetingの画面レイアウト

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参考までに、co-meetingの画面レイアウトです。ミーティング(トピック一覧)、グループのメンバー一覧、ディスカッション、まとめ用の共有ノートによって構成されます。co-meetingを利用する場合、まずはグループを作成し、必要なメンバーを招待した上で、ミーティング(トピック)を作成して議論することになります。共有ノートには、議事録のようなまとめや、事前資料の添付、ちょっとした連絡など、自由な使い方が可能です。

テキストで議論できるからこそ生まれる価値

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ここまで書いてきた通り、co-meetingはテキストで音声会話並みに密度の濃い議論を可能にするツールです。「そこまで必要か?」と思われるかもしれませんが、テキストで議論ができるからこそできることがあります。やれることが広がります。

  1. テキストだから、場所はもちろん音に影響されず、様々なシーン(状況)で議論できます
  2. テキストだから、メールのように好きな時間に(非同期で)対応することもできます
  3. テキストだから、欠席/途中参加者にすべての情報が劣化なく伝達されます
  4. テキストだから、途中参加者もすぐに議論に追いつけます。
  5. テキストだから、2時間議論した内容も、20分あれば熟読できます
  6. etc…

これらは、メールやチャットのようなテキストコミュニケーションツールであれば当たり前の特徴ですが、co-meeting場合、3-4人で2時間程度議論をすると、コメント数は200コメントを超えていきます。

また、時間が合えばリアルタイムに議論を行いますが、時間が合わなければメールのように非同期で処理が可能です。その際に、参照速度に優れ、劣化なしに伝達できるテキストならではの付加価値は、作業効率に大きく貢献してくれます。

つまり、co-meetingなら

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「テキストで音声並の議論ができる」環境は、従来はなかった新しいコミュニケーション環境です。だからこそ、co-meetingを利用すれば議論の「総量」を増やすことが可能です。会議室やタバコ部屋、電話やWeb会議、これらに代わるものではなく、同じレベルのコミュニケーション可能な場を増やすことができる。また、場所移動もなく、無理やり相手の時間を拘束することもなく、情報共有のために特別な作業もする必要がないco-meetingは非常にローコストです。試さない理由がありますか?

そして、議論の物量が増えることは、チームや組織の仕事のスピードと質を変えます。特別な理由はありません。コミュニケーションが意思決定や進捗の妨げになることを減らせるため、仕事のスピードが上がり、相談やレビューを行う機会が増えるため、仕事の品質が上がります。

もちろん、無理やりコミュニケーションを増やす必要はありません。議論可能な場所や状況が増えるため、コミュニケーションを取るタイミングを従来以上にコントロールできるようになるということです。

コミュニケーションの機会を増やせる、すごい掲示板「co-meeting」。まずは、小規模なプロジェクトやチームから使ってみていただければ嬉しいです。