co-meetingのノートって必要?

今日は、co-meetingの特徴でありながら、常に要不要の議論の的となっているノートについて説明したいと思います。

Waveユーザから移行して来た方もそうでない方も、左からミーティングのリスト、中央にディスカッション(所謂Wave)、右にノートが並ぶco-meeting独特のレイアウトに戸惑う方も多いと思います。

co-meetingがこのような画面レイアウトになっており、ノートにコメントが付けられないのには、我々なりにWaveを利用していた頃からのテキストによる会議のノウハウが込められていたりします。

我々は、かなり様々なグループコミュニケーションツールを試してGoogle waveに行き着きましたが、Waveを利用するようになると会社の方向性からco-meetingやCrowyといったプロダクトの仕様やプロモーションについてまで、通常のチームであればホワイトボードに向かって会議室に何時間も籠って討論する課題も、co-meetingができるまでは、かなりの量をWave上でこなしていました。

なぜ、Waveでテキストディスカッションだったのかという理由は、これまでの記事などでインタビューに答えていたりしますのでそちらを参考にしていただくとして、その際の会議の流れについて簡単に説明した後、ノートの役割について説明して行きたいと思います。

我々は常日頃、以下のような流れでテキストベースの会議を進めています。

  1. リアルタイムに集まる時刻を決める。(我々はYammerやFacebookメッセージなどで会議の時間を決めることが多いです。
  2. 議題を最初のメッセージに書く。
  3. 会議時刻になったらco-meetingを開いて、議題に沿ってディスカッション。
  4. 議論の中で決まったことはどんどんノートにまとめて行きます。
  5. リアルタイムに参加できなかったメンバーは後から読んで意見を追記します。

この流れをco-meetingに反映すると以下のようになります。

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この流れを実現する一つの解として、co-meetingはディスカッションとノートの2ペイン構造を採用しました。

もう少し深堀するとノートには以下のような利点があります。

まとめの箇所が一目でわかる

Waveの時も最初のメッセージ(Blip)に議題を用意して下に議論を続けて行きましたが、決まったことをまとめは、議題の当該個所に追記していました。この運用だと、先頭に戻るのが面倒なため2つのブラウザウィンドウに同じWaveを開いたりしていました。

ノートにはまとめだけ書く

ノート には文中コメントが付けられません。これはまとめにもコメントできてしまうと、またそこから議論が始まってしまい、どこが議事録か分からなくなってしまいます。

後から参照するメンバーも一目で把握

忙しい上司などは、議事録を見て気になった点の経緯をディスカッションで確認。 ノートは、後から参加者するメンバーへのサマリーとなっているのが理想です。若干職人技が必要ですが。

また、通常会議は1つの議題を継続して何度も行う物なので、co-meetingの初期のコンセプトにはノートを次のミーティングの議題としてインポートして新しいミーティングを開始することなども考えていました。

なかなか、元々のco-meeting構想は壮大です。

しかし、今回紹介したco-meetingの使い方は、実際にはおそらくほんの一例で、実は我々も普段それほどノートは使っていなかったりします。

あまり初期のコンセプトにこだわらず、もっとシンプルに使いやすいサービスにco-meetingを進化させてい期待と思いますので、今後も期待していただければと思います。