日程調整やアポイント調整のメールを瞬時に作成する方法

日程調整やアポイントを目的としたメールの「よくある」文例

日程調整をメールで行う場合、一般的には自分が具体的な候補日を送るのが一般的です。文例としては下記の様なメールですね。

co-meeting
木村様

お世話になります。co-meetingの矢野です。

> ご連絡ありがとうございます。
> では、お手数をご足労頂き恐縮ですが、
> 一度ご来訪いただき、詳しい説明やデモをお願いできないでしょうか。

ありがとうございます!
では、下記日程ではいかがでしょうか。

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2/28(木)10:30~17:00
3/04(月)10:30~17:00
3/06(火)13:00~17:00
3/08(木)10:30~17:00
3/09(金)10:30~17:00
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ご検討頂ければ幸いです。
引き続きよろしくお願い申し上げます

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株式会社co-meeting
取締役COO
矢野 貴明

〒160-0023 東京都新宿区西新宿8-15-15 カトルセゾンミヤギノ304
TEL:00-0000-0000
email: xxxx@co-meeting.com
Facebook: http://www.facebook.com/yanotaka
URL: http://www.co-meeting.co.jp
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具体的な日程を曜日まで含めて記載するのは、相手の手間を極力省くためです。調整可能な日程を調べる際には、グループウェアや手帳などのカレンダーを見ながら確認することが大半ですので、曜日が書かれていないと空き時間を探す手間が(多少ですが)増えてしまいます。

また、候補日を細かく、そして比較的多め(5件程度)書いておくことで、自分のスケジュールもコントロールがしやすくなります。終了時刻まで記載しておけば、多くの場合はその範囲内での調整をして頂けますし、件数を多めにかつ2週間ほど余裕を持って提示しておくと、調整対象の参加者がよほど多く無い限りはいずれかの日程で確定することが出来ます。

こうしたビジネスメールの文例は慣例やマナーを意識した紹介をされることが多いですが、日程調整のメールに関して言えば、送る側にも受け取る側にも時間的なメリットが多々あるため、多少時間をかけても丁寧なメールを送る方が得策です。

日程調整メールの作成には5分から10分はかかる

候補日の作成は非常に面倒です。単純に「2/28(木)10:30~17:00」と、曜日まで付記して記載すること自体が面倒な作業ですし、この一行を書くごとに手帳やグループウェアのカレンダーとメーラーを行き来しながら書いていく必要があります。細かい作業になるため、曜日や時刻の記載のミスも多い作業だと思います。

実際にどの程度の時間がかかるのか計測してみましたが、空き時間を探す際の迷いを排除して(前後の予定を意識せず、1時間程度予定が空いていたら迷わず候補日にする)計測しても3分から4分程度かかりました。ですので、実際には最低5分。文面等を調整する時間を含めると10分程度かかることもあるのではないでしょうか。

Cu-hacker for Salesforceを利用すれば、候補日の作成は数秒から数十秒

この非常に面倒で、日々の日常業務の時間をじわりじわりと圧迫している日程調整メールの作成時間を、Cu-hacker for Salesforceを利用すれば大幅に削減することが出来ます。Cu-hacker for Salesforceは、SalesforceユーザーのためのSalesforceの行動(スケジュール)入力を効率化することを目的としたアプリケーションですが、日々の日程調整やアポイントを取得する際のメール作成にとても便利な機能が備わっています。

カレンダー上で候補日を選択するだけで、候補日程のテキストが自動生成されます。

カレンダー上で候補日を選択するだけで、候補日程のテキストが自動生成されます。

使い方は非常に簡単で、カレンダー上で候補日を選択して行くだけで、候補日テキストが自動的に生成されます。あとは、生成されたテキストをメールにコピペするだけで日程調整メールの完成です。候補日のカレンダー上で選択をして作成するため、日時はもちろん曜日の記載を間違えることもありません。カレンダー上の選択箇所を確認することはあっても、テキストの記載を見直す必要が無いのは便利ですね。

ちなみに、生成されるテキストには定型文を設定することができます。日程調整時にいつも利用する文面を定型文として登録しておくと、定型文を含んだ候補日が生成されるため、日程調整メールの作成時間がより短縮されることでしょう。

候補日テキストに定型文を追加出来る定型文設定

また、Cu-hacker for Salesforceはスマートフォンからの利用にも対応しており、スマホからカレンダー上の空き時間をタップするだけでテキストが生成されます。

候補日テキストの作成はPCからであれば手動でも作成する気になりますが、スマホからは作成する気になれない(時間がかかり過ぎる)作業です。Cu-hackerなら画面タップのみでテキスト生成が可能ですので、急な時間変更や出先での日程調整依頼など、従来であればPCを使える環境でなければ対処出来なかった日程調整にも迅速に対応出来るようになります。

Cu-hacker for Salesforceはスマートフォンからでも日程調整テキストを作成することが可能です。

まとめ

日程調整やアポイント調整のために作成するメールは、日々当たり前にこなしている作業です。そのため、そのために発生する時間がもったいないとか、面倒だとかはあまり考えることはないかもしれませんが、メールの作成が飛躍的に短縮されたり、スマートフォンを通じて、いつでもどこからでも迅速に日程調整のメールを送ることが出来るようになれば、日程調整にかかる時間を短縮できるだけでなく、送信相手からの信頼性も向上する可能性もあります。

常にこちらから候補日を出し続けることが習慣化すると、「自分から提示した日程」中心にスケジュールが埋まっていくため、自分のスケジュールをコントロールしやすくなります。いいことずくめです。

Cu-hacker for Salesforceを導入頂く理由は、Salesforceのスケジューラーとしての機能を高めることであったり、Googleカレンダーとの連携強化が目的であることが多いですが、この日程調整機能も非常に強力な機能ですので、是非試して頂けると嬉しいです。

参考:【動画】アポイント調整を10倍速くするセールス用カレンダー